Intelligente Dokumentenverwaltung bei Baker & McKenzie

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Auch im Mittelstand kann Individualsoftware bei den Kernprozessen sehr sinnvoll sein, wie dieses Fallbeispiel zeigt. Die Anwaltskanzlei Baker & McKenzie hat die Entwicklung eines eigenen Dokumentenverwaltungssystemsbeauftragt, mit einer eingebettetenDatenbank. IT-Leiter MichaelRaab erläutert die Gründe.

In Amerika – wo bekanntermaßen alles etwas größer ist – gibt es sie wie Sand am Meer: „law firms“, große Anwaltskanzleien in denen hunderte von Anwälten sich zumeist mit zivilrechtlichen Auseinandersetzungen aller Art beschäftigen. Eine der wenigen „Rechtsfabriken“ mit Niederlassung in Deutschland – wo ansonsten eher das Modell „Liebling Kreuzberg“ dominiert – ist Baker & McKenzie. Die1949 in Chicago gegründete Kanzlei gehört mit mehr als 3.200 Anwälten in 69 Büros in 36 Ländern zu den größten der Welt.

Bei so vielen Mitarbeitern entstehen täglich Unmengen an Dokumenten. Auch wenn die Schriftsätze über eine elektronische Dokumentenverwaltung archiviert werden, so müssen sie trotzdem physisch vorliegen. Trotz aller Vorteile der Akteneinsicht am Bildschirm ist es für Anwälte immer noch am komfortabelsten, direkt in den Dokumenten blättern zu können – von den gesetzlichen Vorschriften einmal abgesehen. Deshalb landet jeder Schriftsatz der Baker & McKenzie-Büros in Berlin, München, Frankfurt und Düsseldorf im Drucker und zwar auf gelbem Papier.

So kann der Bearbeiter eines Dokuments sofort sehen, welche Schreiben von der eigenen Kanzlei kommen. Auf diese Weise produzieren die rund 170 deutschen Anwälte der Kanzlei an jedem Tag ziemlich viel bedrucktes Papier, das – so schreibt es das Gesetz vor – archi-viert werden muss. Da an einem Fall oft mehrere Juristen arbeiten und häufig ältere Akten zur Einsicht angefordert werden müssen, ist eine effektive Aktenverwaltung für Baker & McKenzie extrem wichtig.

In den vier deutschen Standorten arbeitet die Kanzlei mit der Software „Filero“ des Stuttgarter Herstellers Lib-IT. Das Unternehmen war der Kanzlei gut bekannt, da es eine der Standard-Lösungen für die Verwaltung von Bibliotheken herstellt und man mit dem entsprechenden Produkt auch in der hauseigenen juristischen Bibliothek gute Erfahrungen gemacht hatte. Auf Anregung von Michael Raab, dem Leiter der IT-Abteilung von Baker & McKenzie, entwickelte Lib-IT dann„Filero“. „Wir wussten, wie das Unternehmen arbeitet und hatten deshalb großes Vertrauen, dass die Software unseren Vorgaben und Ansprüchen gemäß entwickelt würde“, sagt Michael Raab. Mittlerweile befindet sich Filero auch bei anderen Kanzleien im Einsatz. Das sichert den Support und die ständige Weiterentwicklung. „Als wichtiger Ideengeber haben wir natürlich ein privilegiertes Verhältnis zu Lib-IT“, so Raab.

Mittlerweile hat sich Filero zu einer universell einsetzbaren Standard-Anwendung für Anwälte entwickelt. Die in der aktuellen Version jetzt auch enthaltenen Features zum Dokumentenmanagement nutzt Baker & McKenzie allerdings nicht, hier greift man auf ein Konkurrenzprodukt zurück, so will es die Zentrale in Chicago.

Mit Filero ist das Auffinden von Dokumenten denkbar einfach. Akten können wahlweise angefordert, ausgeliehen oder reserviert werden. Die integrierte E-Mail-Funktion informiert den Benutzer, wenn die reservierte Akte ins Archiv zurückgebracht wurde, wer an der Akte gearbeitet hat und bei wem sie zur Zeit lagert. Schon beim Anlegen einer neuen Akte im System erstellt dieSoftware ein Label, das alle wichtigen Informationen und einen Barcode enthält. So ist auch die Erfassung beim Rücklauf im Archiv über einen Barcode-Scanner denkbar einfach.

Einfache Bedienung per Browser

Auch das Reporting hat sich dank Filero und dem Einsatz eines Dokumentenmanagements stark vereinfacht. „Früher waren zwei Mitarbeiter mit Reports für die Zentrale in Chicago beschäftigt. Durch die neue Software konnten wir ihren Aufgaben- und Verantwortungsbereich erheblich erweitern“, sagt Michael Raab.

Filero basiert auf dem Datenbanksystem Caché von Intersystems. Es bietet eine hohe Performance, vollständig integrierte Objekttechnologie sowie SQL- und ODBC-Unterstützung. Zudem beherrscht das System die Verteilung der Datenbanken auf ver-schiedenen Servern. Das funktioniert sogar plattformübergreifend.

Mit seiner Webtechnologie erlaubt Caché den Zugriff auf komplexe Anwendungen über einen Browser. „Wir sind unabhängig von komplizierten Client-Applikationen und konnten die Benutzeroberfläche an unsere Bedürfnisse und das Corporate Design anpassen. Große Schulungen waren für die Bedienung des Programms deshalb nicht erforderlich. Zur Einführung des Systems gab es an allen Standorten eine anderthalbstündige Präsentation. „Das reichte.“, sagt Michael Raab. Auch die Authentisierung der einzelnen Mitarbeiter verläuft dank Active Directory denkbar einfach. Da die Bearbeiter der Akten ohnehin an ihrem Computer eingeloggt sind, ist die zusätzliche Eingabe eines Passworts nicht nötig. Zudem beherrscht das Programm die Verwaltung von Nutzungsrechten. Anwälte etwa haben andere Zugriffsmöglichkeiten als die Verwaltung.

Einfacher, schneller, flexibler

Da sämtliche Büros eng zusammenarbeiten und zudem auch die Kunden oft komplexe Fälle haben, die an verschiedenen Orten bearbeitet werden, ist die Vernetzung ein wichtiger Punkt. „Filero ist so angelegt, dass es nur wenig Bandbreite für unsere Kommunikation mit den anderen Standorten benötigt. Das ist ein wichtiger Kostenvorteil“, sagt Michael Raab.

Auch die Geschwindigkeit von Caché sprach für den Einsatz von Filero. Nicht nur bei der Abfrage der Daten, sondern auch bei der Datensicherung. Die ist nach etwa 45 Minuten abgeschlossen, inklusive einer vollständigen Änderungshistorie. Die Vorgängerversion hatte zeitweise mehr als einen Tag dafür benötigt. Immerhin befinden sich in der Datenbank sämtliche Klienten und die Fälle, „Matters“ genannt. Bei derartig vielen Mandanten ist es nicht unwahrscheinlich, schon einmal als Anwalt der Gegenseite mit einem Mandanten beschäftigt gewesen zu sein. Hier muss ein von Baker & McKenzie selbst entwickeltes Programm nach dem ersten Anlegen eines „engagement letters“ einen „conflict check“ durchführen. Dafür muss die Änderungshistorie zuverlässig funktionieren. Denn es kommt häufig vor, dass sich beispielsweise die Müller GmbH in die Meier AG verwandelt. Filero kommt problemlos mit solchen Fällen klar. „Das freut besonders Mitarbeiter, die noch nicht so lange bei uns arbeiten. Zuvor musste man die Umfirmierung über ein anderes System nachvollziehen. Diesen Extra-Schritt können wir uns jetzt sparen“, sagt Michael Raab. A propos„Müller“: Filero beherrscht auch die „Normalisierung“. Damit ist die korrekte Verwendung von Umlauten gemeint. So sollte etwa die Eingabe von „Muller, Müller und Mueller“ in allen drei Schreibweisen die gewünschten Ergebnisse liefern. Das reine SQL kann dies nicht, für Caché sind ä, ö, ü und ß kein Problem.

Die Datenbank-Enginge von Caché basiert auf einem multidimensionalen Datenmodell zur effizienten und kompakten Speicherung von vielschichtig strukturierten Daten. Dadurch wird es möglich, auf noch so komplexe Daten ohne aufwendige und zeitraubende Join-Operationen zuzugreifen, wie sie relationale Datenbanken erfordern. „Die objektorientierte Art von Caché bietet für unsere Arbeit genau das, was wir brauchen. Unsere Akten und Vorgänge lassen sich nur schlecht über relationale Verknüpfungen verwalten und abbilden“, sagt Michael Raab.

Bei Baker & McKenzie ist man von der Leistungsfähigkeit von Filero überzeugt. „Vor dem Einsatz der Software beschäftigten sich viele Helpdesk-Anrufe mit Fragen rund um die Aktenverwaltung. Von Zeit zu Zeit gab es Rund-Mails mit Fragen wie ‚Wer berbeitet die Akte xy?’ Heute geht die Zahl dieser Anfragen gegen Null“, sagt Michael Raab. „Manchmal werde ich gefragt: ‚Man hört gar nichts mehr von Filero. Läuft das eigentlich noch?’. Ich sage dann immer: ‚Die Frage ist der beste Beweis, dass alles reibungslos klappt’“, sagt Michael Raab.